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Microsoft 365 - Teams - Sharepoint – Exchange

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¿Qué es Microsoft Office 365?

Microsoft en un software de ofimática para empresas

Microsoft ofrece soluciones para empresas e instituciones educativas con software premium.

Office 365 es la suite de Microsoft que nos permite trabajar con las últimas herramientas de Office para toda la vida y herramientas de colaboración, desde cualquier dispositivo y en cualquier parte del mundo. Se trata de un conjunto de aplicaciones que realizan tareas que permiten automatizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina. Entre los servicios que ofrecen se encuentran el correo electrónico (Outlook.com), almacenamiento y edición de archivos en línea (OneDrive), gestión de contactos, chats y otros servicios sociales y calendario.

Office 365 está disponible para empresas y particulares, por lo que puedes utilizarlo tanto en tu puesto de trabajo como en tu trabajo personal, en tus dispositivos personales. También tienen un enfoque específico de la educación. Debe contratar el método y el plan más adecuado según sus necesidades, ya que las aplicaciones, la capacidad del servicio en la nube y los precios, entre otras cosas, variarán.

 

Cómo funciona Office 365

 Para obtener Office 365 como empresa debe registrarse en la página del producto. Para los usuarios domésticos deberán iniciar sesión o crear una cuenta de Microsoft y comprar productos en la tienda en línea. Después se creará su suscripción a Office 365 lo que significa que podrá aprovechar el kit de herramientas en todos sus dispositivos (computadora tableta o dispositivo móvil) y mantenerse actualizado. Y tendrás disponible una nueva versión de la aplicación en todos tus dispositivos cada vez que salga. Versión online o local.

 En Iparcloud gestionaremos y administraremos todo el Office 365, te ofrecemos asesoramiento para elegir el plan que más se adapte a las necesidades de tu empresa

Office 365 nos brinda diferentes aplicaciones y servicios, en algunos casos como servicios de correo electrónico o almacenamiento en la nube. Por ese motivo es tan importante un correcto asesoramiento para empresas como el que brinda Iparcloud, para definirlos no solo debemos basarnos en los recursos que usamos actualmente sino también en nuestras metas para el futuro.

Con los planes que ofrece Office 365 es difícil que una empresa encuentre limitaciones de capacidad que es precisamente lo que se quiere conseguir con esta herramienta, simplificar la administración de Office para las empresas de forma que ya no hará necesidad de controlar el consumo de los usuarios. Los márgenes son tan amplios que la falta de espacio ya no es un problema.

 

¿Qué incluye el Office 365?

Microsoft 365, antes Office 365, contiene múltiples aplicaciones que puedes acceder desde diferentes dispositivos móviles y plataformas como Windows y MacOS.

• Word

Procesador de textos

• Excel

Hojas de cálculo

• Power Point

Presentaciones

• Outlook

Cliente de correo electrónico

• OneDrive

Almacenamiento en la nube

• Microsoft Teams

Videoconferencias – Colaboración

• SharePoint

Intranet para empresas

 

Una vez tengamos claras nuestras necesidades, toca elegir el plan más adecuado para satisfacerlas, por lo que deberemos mirar qué aplicaciones traen en cada caso.

 

En el modo Enterprise hay dos configuraciones principales: el plan de pequeñas empresas y el plan de grandes empresas. La diferencia entre las configuraciones se basa principalmente en la cantidad de usuarios y la cantidad de almacenamiento. De cualquier manera todos los planes incluyen versiones en línea de las aplicaciones clásicas de Office. La diferencia entre los planes (tanto para pymes como para grandes empresas) serán las aplicaciones y servicios adicionales que queramos si necesitamos las versiones de correo y de escritorio de la aplicación.

 

Cabe señalar que las empresas tienen más opciones que los paquetes predeterminados. Microsoft le rinda la capacidad de adaptar y combinar enfoques para satisfacer necesidades comerciales específicas ampliando las capacidades. Para las empresas que no controlen esta área, puede convertirse en un dolor de cabeza por lo que trabajar con un partner como Iparcloud puede ser de gran ayuda. En cualquier caso como explicamos en este artículo es fundamental preevaluar cuáles son nuestros objetivos y qué queremos conseguir con Office 365 a corto y medio plazo.

  

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma basada en la nube cuyo principal objetivo es la colaboración en equipo. Teams pertenece a la suite de productos de Microsoft. La función principal de Microsoft Teams es la de ser una herramienta de mensajería empresarial que permite la comunicación y la colaboración en tiempo real entre usuarios dentro y fuera de la organización.

Teams está integrado con muchas aplicaciones tradicionales de Microsoft Office 365 que permiten compartir documentos, llamadas y reuniones de audio y video. Para una mayor colaboración entre equipos, las empresas de cualquier tamaño pueden usar Teams. Los usuarios pueden estar en la misma oficina o teletrabajar y pueden acceder a Teams en cualquier ordenador o dispositivo móvil.

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

Microsoft Teams es intuitivo y fácil de usar. Permite que equipos colocados en diferentes lugares o zonas puedan conectarse de forma colaborativa con una misma tarea y al mismo tiempo. Ya sea en grupos de trabajo pequeños o grandes, se puede hablar en tiempo real y ser altamente productivos. Además, se pueden utilizar las herramientas integradas de Office/ Microsoft 365, como los calendarios y las reuniones de Outlook. Se pueden compartir y editar documentos en SharePoint, OneDrive y OneNote.

  

¿Cuáles son las características de Microsoft Teams?

Equipos (Teams)

La idea central es que las personas que trabajan en grupos en un determinado proyecto puedan conectarse a través de lo que se llama un canal. Esto los mantiene informados de cualquier actualización o evento que varie en ese flujo de trabajo. Este puede ser un proyecto, o un canal a nivel departamental, o incluso uno a nivel de empresa.

 Una vez que saben cómo maximizar la productividad y utilidad del Teams los trabajadores rápidamente se vuelven más productivas al saber en qué deben participar y cómo pueden colaborar mejor.

Canales

Cuando se crea un grupo utilizando un área temática se conectan diferentes canales. Son iniciadores de conversación asados ​​en temas que permiten a los miembros del equipo comunicarse sin usar el correo electrónico. Es casi como una conversación en tiempo real ya que los usuarios intercambian ideas y las discuten en profundidad. Según el contexto se pueden utilizar formas de comunicación menos formales y más personalizadas como emojis y  gifs.

Chat

La función de chat se utiliza mejor como un foro de discusión en paralelo entre los miembros del equipo en un canal para discutir temas que no encajan en el espacio del grupo. Estos pueden ser recordatorios de finalización de tareas o cosas como "Llego tarde". Un chat privado es el equivalente a que dos o más personas salgan del gimnasio durante el receso de una reunión para discutir un tema pequeño.

Llamadas

A través de la Teams los usuarios pueden llamar a clientes externos e incluso recibir o hacer llamadas desde teléfonos fijos y móviles (se necesita un plan de llamadas para poder realizar esta función). La función de acceso de invitados en los equipos de Microsoft permite a los usuarios colaborar con clientes externos a sus empresas para unirse a los canales internos para la mensajería, las reuniones y el intercambio de archivos. Esta facilidad es particularmente útil para la gestión de proyectos con clientes.

 En particular, este tipo de conferencia de audio es una ventaja competitiva para Microsoft Teams ya que es posible conectar las llamadas externas de teléfonos fijos o móviles a las reuniones en línea.

 Reuniones en línea

Esta función puede ayudar a mejorar sus comunicaciones, las reuniones de toda la empresa e incluso la formación con una función de reuniones en línea que puede acoger hasta 10.000 usuarios. Las reuniones en línea pueden incluir a cualquier persona, ya sea dentro o fuera de una empresa. Esta función también incluye una ayuda para la programación, una aplicación para tomar notas, la carga de archivos y la mensajería de chat durante la reunión.

Compartir archivos

Uno de los puntos más fuertes de Microsoft Teams cuando lo comparamos con sus rivales es que tiene la posibilidad de compartir archivos y colaborar de manera conjunta en su contenido. En tu ventana de Teams, puedes realizar diferentes tareas directamente sin tener que pasar de una aplicación a otra.

 Entre las tareas que puedes realizar se encuentran borrar archivos, descargar nuevos, mover, abrir, copiar, editar y compartir con otros. Esta funcionalidad es fácil e intuitiva y no pierdes ninguna de las características fundamentales que tendrías al usar las aplicaciones como autónomas.

En definitiva, Microsoft Teams es muy fácil de usar. Puede crear un ambiente de trabajo altamente productivo y participativo entre trabajadores tanto en oficina y como en remoto a través de diferentes zonas geográficas y husos horarios.

  

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint, es una herramienta software, desde la que podemos acceder a través de cualquier navegador, que permite gestionar todo el contenido y documentación existente en cualquier empresa.

Frecuentemente se dice que es una herramienta software de gestión de contenidos y documental.

Esta herramienta, también denominada SharePoint Online, desde que está disponible bajo la plataforma Office365 de Microsoft, permite centralizar y compartir toda la información gestionada por cualquier empresa, de una manera ágil y sencilla.

 

¿Para qué sirve Microsoft SharePoint?

- Reemplaza el uso de carpetas compartidas a las que solo se puede acceder a través de PC y no se puede acceder desde otros dispositivos como teléfonos inteligentes o tabletas o desde otras aplicaciones como el correo electrónico.

- Intranet o portal del trabajador para comunicación interna.

- Acceso de clientes y proveedores lo que nos permite controlar y centralizar todo el contenido que compartimos en el extranjero.

- Gestión de documentos con firmas digitales y flujos de trabajo que controlan el ciclo de vida del documento aprobaciones firmas y más.

SharePoint y Office Online, siempre juntos!

Cuando Microsoft liberó ya hace algún tiempo la solución Office Online, que es algo como una versión limitada de Office Desktop accesible a través de navegador, el potencial de uso de SharePoint se disparó.

Gracias a esta aplicación podemos compartir documentos con cualquier cliente, sin necesidad que éste tenga instalado Office en su pc.

Tampoco es necesario que cuente con un ordenador, ya que es accesible desde teléfono inteligente, Tablet, MAC y por supuesto desde cualquier navegador.

Poder consultar, editar y modificar documentos ofimáticos, nunca fue tan fácil.

Además Office Online, es completamente gratis gracias a la licencia de Sharepoint.

 

¿Le gustaría utilizar SharePoint en su empresa?

Desde Iparcloud, podemos ayudarte.

Iparprint será tu aliado tecnológico en la implantación de Sharepoint en tu empresa

Primero, te ayudaremos a definir las necesidades y requisitos, que permitirán adecuar Microsoft SharePoint a tu negocio.

Después, pasaremos a realizar la implantación, y te ofreceremos formación, así como servicios de mantenimiento correctivo/evolutivo.

 

Contacte con Iparcloud, te asesoraremos sin compromiso.

 

Desde Iparprint, crearemos para ti la mejor solución software sobre SharePoint, la que mejor se adapte a tus necesidades.

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¿Qué es Microsoft Exchange y para qué funciona?

 Microsoft Exchange es una cuenta de correo electrónico profesional o educativa. La organización que le proporcionó la cuenta de correo electrónico de Exchange está ejecutando un Microsoft Exchange Server o está usando Microsoft 365 que usa Exchange Server para proporcionar correo electrónico. 

Microsoft Exchange  le concede a sus usuarios trabajar de manera simple e inteligente con las diversos complementos que lo caracterizan.

 

Beneficios de usar Microsoft Exchange en tu empresa

Bandeja de entrada inteligente: busca contactos y correos electrónicos anteriores de forma sencilla y optimizada, totalmente adaptada a tus necesidades. La colaboración es clave: tu bandeja de entrada te muestra primero los mensajes prioritarios y los personaliza para ayudarte a ser más productivo.

Sincronice todo en la nube: con el soporte de Office 365, puedes mantener tu correo electrónico, calendario y contactos actualizados en todos sus dispositivos en tiempo real. De esa manera, no importa qué dispositivo estés usando, siempre estarás actualizado.

Tu información siempre segura: siempre te beneficiarás de la protección antimalware y antispam (Exchange Online Protection). Podrás seguir accediendo a tu correo durante y después de una emergencia.

El Calendario Más Completo: Organiza tu tiempo con un sistema de calendario que va más allá del clásico calendario básico de citas y compromisos. Ahora también puedes capturar eventos de correo electrónico como reservas de vuelos y hoteles y sugerir lugares de reunión según tu ubicación. Estás un paso más cerca de transformar la colaboración empresarial

Como habrás notado, Microsoft Exchange es el correo electrónico perfecto para cualquier emprendedor, grande o pequeño, que quiera colaborar, trabajar, editar y compartir información en la nube de forma completamente segura.

¡No dudes en usarlo para tu empresa!