Colaboración y gestión documental con Microsoft 365 - Sharepoint y Teams
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video, almacenamiento de archivos (incluida la colaboración en archivos) e integración de aplicaciones. El servicio se integra con el paquete de productividad de Office por suscripción y presenta extensiones que pueden integrarse con productos que no son de Microsoft. Microsoft Teams es un competidor de servicios como Slack1 y es la evolución y de actualización de Microsoft Skype for Business.2
Microsoft Teams ayuda a formar equipos de trabajo y colaborar en la misma plataforma, permitiendo la edición simultánea de archivos, la interacción con “me gusta” y menciones, la creación de notas, el envío de respuestas y la vinculación de páginas web. La experiencia en la plataforma es personalizable gracias a la integración de aplicaciones.
MicrosoftTeams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.
Funcionalidades de Microsoft Teams
Al crear un equipo en Microsoft Teams, se crea un tablero. Este tablero contiene una serie de funciones básicas, que a día de hoy son:
- Chat
- Opciones de guardar y compartir archivos
- Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo
- Añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas funcionalidades.
Chat de Microsoft Teams
En el chat que se habilita por defecto al crear un nuevo equipo se pueden tener conversaciones con el resto del equipo, nombrarlos, programar reuniones y habilitar nuevos documentos de trabajo.
El chat puede ser, tanto en grupo como individual, y permite la misma flexibilidad que el propio Skype (pero sin salir de la aplicación de Microsoft Teams). Dentro del propio chat existe la opción de incluir bots para facilitar el trabajo y la solución de problemas.
Crear Canales
Dentro de cada equipo se pueden crear canales y, de forma práctica, diferenciar distintos grupos de trabajo dentro del mismo proyecto. De esta forma, podemos organizar mejor el trabajo dentro de un mismo equipo, teniendo canales totalmente independientes, cada uno de los cuales con sus archivos y sus fichas diferentes al resto del equipo al que pertenece el canal.
Aplicaciones Externas
A cada tablero de Microsoft Teams se le pueden añadir nuevas fichas o pestañas con aplicaciones externas que aporten nuevas funcionalidades y den más versatilidad al equipo, como pueden ser un Excel integrado, un panel de Power BI, un tablero de Trello, documentos Word y muchas más.
Reuniones en Teams
También se pueden programar reuniones entre miembros de un mismo equipo o un canal y, al tener Skype Empresarial integrado en la aplicación de escritorio de Microsoft Teams, no es necesario tener que hacer uso de otras aplicaciones para disfrutar de una experiencia completa.
Algunas de estas funcionalidades (organizar reuniones, subir archivos, incluso crear nuevos canales y añadir nuevas pestañas y reorganizarlas), las puede realizar cualquier miembro del equipo.
Acceder a la página web de Microsoft Teams
¿Qué es SharePoint?
Microsoft SharePoint, es una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración, basado en el navegador web, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos (gestión documental).
SharePoint puede utilizarse para sitios de webhost que acceda a espacios de trabajo compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar aplicaciones definidas como los wikis y blogs. Todos los usuarios pueden manipular los controles propietarios llamados "web parts" o interactuar con piezas de contenido, como listas y bibliotecas de documentos.
SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
Para la gestión documental, basándose en permisos, permite:
- Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
- Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
- Control de versiones.
- Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
- Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
- Acceso a documentos sin conexión a internet.
Igualmente, permite otras funcionalidades para el trabajo en equipo como:
- Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
- Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
- Colaboración y comunicación online entre equipos.
- Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
- Mantener a los equipos sincronizados.
- Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
- Comunicación en tiempo real con los compañeros.
Versiones y productos Sharepoint
"SharePoint" puede hacer referencia a uno o varios productos o tecnologías de SharePoint, entre otros:
SharePoint en Microsoft 365
Un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server local, cualquier empresa puede suscribirse a un plan deMicrosoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. Sus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros, asociados y clientes. Para empezar a almacenar los archivos en el sitio de grupo, vea configurar el almacenamiento de archivos y el uso compartido de Microsoft 365. Dé a Microsoft 365 un intento.
Acceder a la web de Sharepoint Microsoft 365
SharePoint Server
Las organizaciones pueden implementar y administrar SharePoint Server local o con un plan de Office 365 Enterprise para aprovechar todas las características más recientes. Además, ofrece características y capacidades adicionales, como páginas de sitio modernas, creación de elementos Web modernos, listas y bibliotecas modernas, búsqueda moderna, integración con PowerApps, Power BI y Microsoft Flow, así como la Página principal de SharePoint.